Personvern

Informasjon til deg som er kunde hos Svømmeakademiet.
Behandling av personopplysninger

1. Innledning - oversikt

Svømmeakademiet respekterer og ivaretar personvernet til våre kunder. I dette skrivet gir vi en orientering om når, hvorfor og hvordan vi behandler personopplysninger om våre kunder. Videre utgjør dette dokumentet bindende retningslinjer for alle som behandler personopplysninger på vegne av Svømmeakademiet, slik at all behandling av personopplysninger om våre kunder eller kursdeltakere må skje i samsvar med disse bestemmelsene.

Med «kunder» menes i denne sammenhengen alle som har deltatt på våre svømmekurskurs eller treningsgrupper, benyttet våre undervisningstilbud, eller på annen måte kjøpt eller vist interesse for våre produkter eller tjenester (f.eks. ved å henvende seg til oss med spørsmål om våre produkter). Med «kunder» menes også enkeltpersoner som er ansatt hos eller på annen måte opptrer på vegne av selskaper og organisasjoner som er kunder hos oss.

2. Hvem er vi? Kontaktinformasjon

«Behandlingsansvarlig» for behandlingen av personopplysningene om våre kunder er:

Svømmeakademiet AS, Munchs gate 7, 0165 Oslo, organisasjonsnummer 995 845 423.

Om du har spørsmål eller ønsker forbundet med vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss på: kurs@svommeakademiet.no

3. Hva slags personopplysninger har vi om våre kunder?

I sin alminnelighet vil vi bare behandle slik personopplysninger om våre kunder som er nødvendig for å administrere kundeforholdet og andre formål som nevnt under punkt 4 nedenfor.

Konkret kan dette innebære at vi behandler opplysninger om deg som f.eks.: Navn, adresse, telefonnummer og annen kontaktinformasjon, fødselsdato, personnummer, historikk i kundeforholdet (hvilke kurs som er kjøpt), preferanser, henvendelser du har gjort til oss og annen kontakt og kommunikasjon mellom deg og våre representanter, innlogging og aktivitet på nettsidene våre, reklamasjoner og tvister, betalingshistorikk, kredittsjekk, samt kursdeltakelse og utstedelse av kursbevis.

Vi behandler i utgangspunktet ingen sensitive (særlige kategorier) personopplysninger om våre kunder.

Kilden til opplysningene vi har om våre kunder vil normalt være kunden selv, ved at du som kunde selv gir oss opplysninger ved registrering på nettet eller ved personlig kontakt, enten når kundeforholdet etableres eller senere. Kilden til opplysninger om kundene kan også være slike data som genereres gjennom din aktivitet i forbindelse med kundeforholdet, herunder f.eks. når du kjøper noe eller kommuniserer med oss.

4. Formålet med behandlingen – hva opplysningene brukes til

Personopplysningene om våre kunder vil primært bli benyttet til å administrere og forvalte kundeforholdet, herunder for å kommunisere med og følge opp kundene, gjennomføre leveranser og på annen måte oppfylle avtaler med kunden, fakturere kundehåndtere reklamasjoner og tvister, samt undersøke kundetilfredshet.

Opplysninger om svømmeferdigheter eller informasjon om kundens valg av svømmekurs kan også benyttes i vårt arbeid med produktforbedring og tjenesteforbedring/service og til statistikker forbundet med dette. Vi kan også bruke personopplysningene til å sende ut informasjon om tilbud og markedsføringsmateriale, samt til å vurdere når det vil være hensiktsmessig og sende ut hvilken type materiale til den enkelte kunde.

5. Rettslig grunnlag

Behandlingen vil ha rettslig grunnlag i personvernforordningens art. 6 nr. 1b) der den er nødvendig for å oppfylle vår avtale med kunden, eller for å gjennomføre tiltak på kundens anmodning før avtale inngås.

Behandlingen vil også ha rettslig grunnlag i personvernforordningens art. 6 nr. 1 f) (interesseavveining). Den interessen som forfølges av Svømmeakademiet i så måte er den som er angitt under punkt 4 om formålet ovenfor.

Vi vil i noen tilfeller kunne innhente samtykke fra våre kunder til behandlingen av personopplysninger, og vil i så fall ha grunnlag for behandlingen i personvernforordningens art.6 nr. 1a).

6. Hvem får tilgang til opplysningene?

Svømmeakademiet vil begrense tilgangen til personopplysningene om sine kunder til de personer i organisasjonen som har «tjenstlig» behov for slik tilgang ut fra de formål som er nevnt under punkt 4 ovenfor. Svømmeakademiet kan også dele disse opplysningene ved særskilt behov også våre rådgivere, revisorer, IT-konsulenter og andre.

7. Bruk av databehandlere og overføring til utlandet

Svømmeakademiet vil ikke overføre personopplysninger om sine kunder utenfor EU/EØS. Svømmeakademiet vil imidlertid kunne benytte leverandører (databehandlere) som er lokalisert i land utenfor EU/EØS som bistår oss med behandlingen av personopplysningene om våre kunder. Dette kan f.eks. skyldes at IT-driften eller back-up kopieringen av våre data er «outsourcet» til en ekstern leverandør i land utenfor EU/EØS. Enhver bruk av databehandlere vil skje i samsvar med gjeldende lovkrav og våre retningslinjer. En oversikt over vår bruk av databehandlere til enhver tid vil gis på forespørsel.

8. Hvor lenge oppbevarer vi opplysningene

Personopplysninger om våre kunder skal kun oppbevares så lenge det er behov for dette ut fra formålet med behandlingen, og skal deretter slettes.

Vi kan bevare alminnelige kundeopplysninger i inntil 10 år etter siste avsluttede leveranse til kunden. Denne oppbevaringen er begrunnet med mulige reklamasjoner og andre etterspill forbundet med kundeforholdet, samt behovet for å ha tilgang til historikk rundt kontakter og leveranser ved forespørsel fra kunden. Dersom kundeforholdet generer personopplysninger vi er pliktige til å lagre etter bokføringsloven eller andre lover, vil vi kunne bevare dem så lenge plikten består. Informasjon om kursbevis og sertifikater oppbevares uten tidsbegrensning.

9. Henvendelser og markedsføring

Svømmeakademiet vil kunne sende forskjellige typer henvendelser til kunden så lenge kundeforholdet består, herunder også nyhetsbrev og markedsføringshenvendelser. Det vil ved enhver markedsføringshenvendelse per e-post eller SMS bli gitt anledning til å reservere seg mot ytterligere slike henvendelser.

10. Bruk av cookies

Vi benytter cookies (informasjonskapsler) på våre nettsider.

11. Dine rettigheter

Som kunde vil du ha visse rettigheter etter loven til blant annet å kunne kreve innsyn i hvilke opplysninger Svømmeakademiet har om deg, og til på visse vilkår å kunne kreve bl.a. sletting eller korrigering av disse opplysninger. Du kan også protestere mot behandlingen eller kreve begrensninger i denne. Vi vil overholde våre forpliktelser i så måte, og kunder som vil gjøre gjeldende slike rettigheter kan kontakte oss som angitt i punkt 2 ovenfor. Dersom du er uenig i hvordan vi behandler personopplysninger om deg, kan du også klage oss inn til Datatilsynet.

Versjon 2.1 – oktober 2018